Prompts para contadores en 2027: 18 prompts probados para cierre, SAT, nómina y clientes

Estos son prompts para contadores pensados para el despacho de verdad: el que lleva personas morales, RESICO y actividad empresarial, procesa nómina, da de alta empresas y además tiene que explicarle al cliente por qué este mes pagó más. Son 18 prompts divididos por área, cada uno con cuándo usarlo y el texto para copiar. En cuatro de ellos pegué la respuesta real que devolvió la IA.

Regla antes de todo: cambia RFC, CURP y nombres por [EMPRESA], [TRABAJADOR 1] y así. La respuesta sale igual y cumples con la confidencialidad que pide tu código de ética y con la ley de datos personales de tu país.

Lo que separa un prompt contable que funciona de uno que no

Dos cuidados que no aparecen en las listas genéricas de "ChatGPT para contadores". Primero, nunca le pidas a la IA que calcule: dale los números ya calculados por tu sistema y pídele análisis o explicación. Segundo, cuando la respuesta depende de la norma, pega la norma y dile "contesta solo con base en el texto de abajo". Con esos dos hábitos desaparece la mayoría de los errores. Un tercero, que aprendí a la mala: di siempre el país, el régimen y el tipo de persona. "¿Esto es deducible?" tiene una respuesta en México, otra en España y otra en Colombia.

Prompts para contabilidad y cierre

1. Variaciones de la balanza que hay que explicar

Cuándo usarlo: al revisar el cierre, antes de mandar los estados financieros al cliente o al banco.

Abajo están los saldos de [MES ACTUAL] y [MES ANTERIOR] de una balanza de comprobación, ya calculados por el sistema, con la variación en %. Lista las 5 cuentas con variación más relevante (más de [X]% y más de $[Y]). Para cada una: posible causa operativa, posible error de registro que hay que descartar y la pregunta que le debo hacer al cliente. No recalcules ningún importe.

[PEGA: cuenta | saldo anterior | saldo actual | variación %]

Salida real para la balanza de una distribuidora de bebidas:

Inventarios (+38%, de $2.14 millones a $2.95 millones): posible compra anticipada antes de un aumento de precios del proveedor o para la temporada de fin de año. Descartar: factura de compra registrada dos veces o devolución a proveedor sin registrar. Pregunta: "¿Compraste de más en septiembre pensando en noviembre y diciembre?"

Fletes (+61%): puede ir de la mano con la compra de inventario o con un cambio de transportista. Descartar: flete de compra registrado como gasto en vez de sumarse al costo del inventario. Pregunta: "¿Cambiaste de transportista o de forma de entrega?"

Préstamos bancarios (+$1.2 millones): probable crédito nuevo. Descartar: depósito del banco registrado como ingreso en alguna póliza. Pregunta: "¿Entró un crédito nuevo? ¿Me mandas el contrato y la tabla de amortización?"

2. Notas a los estados financieros con tus números

Redacta las notas a los estados financieros de [EMPRESA], [PAÍS], [RÉGIMEN], ejercicio [AÑO], solo con la información de abajo. Lenguaje técnico conforme a las normas de información financiera aplicables en [PAÍS], sin agregar hechos que no estén en los datos. Marca con [COMPLETAR] lo que falte. No cites números de norma.

[DATOS: actividad, políticas contables, saldos relevantes, hechos posteriores]

3. Catálogo de cuentas para cliente nuevo

Propón un catálogo de cuentas compacto para una empresa de [GIRO] en México, [RÉGIMEN], con ventas mensuales de unos $[MONTO] MXN. Máximo 60 cuentas de detalle, en 4 niveles, separando costo de gasto de forma útil para este tipo de negocio. Agrega una columna vacía "código agrupador SAT" para que yo la llene. Explica en una línea las cuentas que se salen de lo común.

La columna vacía es a propósito: la IA se equivoca mucho asignando el código agrupador, y la contabilidad electrónica no perdona.

Prompts para impuestos y SAT

4. Explicarle al cliente por qué subió su pago

Cuándo usarlo: el clásico "si vendí lo mismo, ¿por qué pagué más?".

Explícale a un cliente, persona física con actividad empresarial en México, en lenguaje sencillo y en menos de 150 palabras, por qué su pago provisional de ISR de [MES] fue mayor que el del mes anterior. Usa SOLO estos datos de mi papel de trabajo: [DATOS]. No hagas cálculos nuevos ni cites artículos. Termina con una recomendación práctica para el mes que sigue.

Salida real (datos: ventas de agosto $412,000 y de septiembre $405,000; gastos con factura de agosto $61,000 y de septiembre $38,000; pago $9,800 en agosto y $14,300 en septiembre; $22,000 de mantenimiento del local pagados en efectivo sin factura):

Hola, Arturo. Tus ventas de septiembre fueron casi iguales a las de agosto, pero el pago subió de $9,800 a $14,300. La razón principal está en los gastos: en agosto tuviste $61,000 en gastos con factura y en septiembre solo $38,000, así que hubo menos que restar a tus ingresos.

Además, los $22,000 del mantenimiento del local se pagaron en efectivo y sin factura, y por eso no se pudieron tomar en cuenta.

Para octubre: pide factura de todo gasto del negocio en el momento de pagarlo y, si es un monto grande, paga con transferencia o tarjeta. Si el proveedor del mantenimiento todavía puede facturarte septiembre, pídeselo esta semana.

No hay tasa ni artículo, y no hace falta. Es el texto que convierte la queja en una conversación de asesoría.

5. Contestar una duda fiscal solo con la norma

Contesta la pregunta de abajo usando EXCLUSIVAMENTE el texto normativo que pegué. Cita el artículo o la regla de donde sacaste cada afirmación. Si el texto no responde, di "el texto no trata esto". No uses conocimiento externo.

PREGUNTA: [PREGUNTA]
TEXTO: [PEGA LA LEY, LA REGLA O EL CRITERIO]

6. Revisión de CFDI recibidos antes de cerrar

Abajo está la lista de CFDI recibidos de [MES] de mi cliente (exportada de la descarga masiva del SAT) con estas columnas: RFC emisor | fecha | total | método de pago | forma de pago | uso del CFDI | estatus. Marca: facturas canceladas, facturas PPD sin complemento de pago en la lista de complementos que también pego, uso del CFDI que no corresponde con el giro [GIRO], y forma de pago "efectivo" en importes mayores a $[MONTO]. Formato: RFC | problema | qué pedirle al proveedor o al cliente. No decidas qué es deducible.

7. Explicar una carta del SAT sin asustar al cliente

Mi cliente recibió en su buzón tributario el documento que pego abajo. Escribe un mensaje de WhatsApp de máximo 100 palabras que le diga: qué tipo de documento es, que no tiene que contestar nada por su cuenta, qué documentos necesito que me mande y en cuántos días. Tono tranquilo. No interpretes consecuencias ni montos: eso lo platico yo con él.

DOCUMENTO: [PEGA EL TEXTO SIN DATOS PERSONALES]

8. Resumen de cambios para el equipo

Resume el documento de abajo (cambios a la Resolución Miscelánea, reforma o criterio de [AUTORIDAD]) para el equipo de un despacho que atiende [PERFIL DE CLIENTES]. Formato: qué cambia (hasta 5 puntos), desde cuándo, a quién afecta, qué tiene que hacer el despacho y dudas que el texto deja abiertas. Cita la regla o artículo de cada punto.

[PEGA EL DOCUMENTO]

En España sirve igual con la nota de la AEAT sobre Verifactu; en Colombia, con una resolución de la DIAN.

Prompts para nómina

9. Explicarle el recibo de nómina al trabajador

Cuándo usarlo: el dueño te reenvía "la muchacha dice que le pagaron menos".

Explícale este recibo de nómina a una trabajadora que no sabe de contabilidad, concepto por concepto, en lenguaje sencillo, como mensaje de WhatsApp. Dile qué es cada descuento y por qué el neto de esta quincena fue distinto al de la anterior, usando solo los datos de abajo. No recalcules nada.

RECIBO ESTA QUINCENA: [PEGA]
RECIBO QUINCENA ANTERIOR: [PEGA]

Salida real:

Hola, Jessica. Tu sueldo de la quincena sigue igual: $7,500.00. Lo que recibiste fue $1,086.30 menos que la quincena pasada por dos razones. La primera: esta vez no hubo horas extra, y la quincena pasada sumaron $640.00. La segunda: entró el primer descuento de $500.00 del préstamo que te dio la empresa el 20 de septiembre. La cuota del IMSS se quedó igual. El ISR bajó $53.70 porque esta quincena no hubo horas extra, por eso la diferencia total es un poco menor que la suma de las dos razones. Si tienes cualquier duda, me dices.

Aquí revisé las cuentas contra el recibo antes de mandarlo, y tú debes hacer lo mismo. La IA explica bien; el que responde por el número eres tú.

10. Revisar la variación de la nómina antes de timbrar

Compara la nómina de [PERIODO ACTUAL] con la de [PERIODO ANTERIOR] (datos abajo, ya calculados). Lista a los trabajadores cuyo neto varió más de 15% y, para cada uno, la percepción o deducción que explica la diferencia. Marca como "revisar" los casos que ninguna percepción o deducción explica.

11. Lista de alta de trabajador para el cliente

Escribe un mensaje de WhatsApp para el dueño de un negocio en [CIUDAD, PAÍS] que va a contratar a una persona como [PUESTO]. Lista los documentos y datos que me tiene que mandar y con cuánta anticipación conviene mandármelos para dar el alta a tiempo. Separa "del trabajador" y "de la empresa". Lenguaje sencillo, sin tecnicismos ni artículos de ley.

12. Aviso interno sobre el pago del aguinaldo

Escribe un aviso corto para los trabajadores de [EMPRESA] sobre el pago del aguinaldo: fecha en que se paga ([FECHA]), forma de pago, a quién preguntar si tienen dudas. Tono cordial y directo. No expliques cómo se calcula ni menciones la ley: eso lo ve el despacho.

Prompts para la relación con el cliente

13. El cliente que dice que tus honorarios están caros

Cuándo usarlo: el mensaje de "el contador de mi compadre cobra la mitad".

Escribe una respuesta para un cliente de despacho contable que dijo que los honorarios de $[MONTO]/mes están caros comparados con otro contador. Lista de forma concreta lo que incluye nuestro servicio: [LISTA]. Sin hablar mal del otro profesional, sin descuento automático y cerrando con una propuesta de llamada. Máximo 120 palabras.

Salida real con la lista de un despacho de verdad:

Te entiendo, Rodrigo, y está muy bien que compares. Solo para que la comparación sea pareja: en los $3,800 al mes van la nómina de tus 6 trabajadores con sus recibos timbrados, todas las declaraciones de la empresa, la contabilidad electrónica, el reporte de resultados que te mando cada día 20 y la atención por WhatsApp el mismo día. El año pasado, en esa revisión encontramos el saldo a favor de IVA que te devolvieron, $18,500. Cada despacho arma su servicio distinto, y vale la pena ver qué incluye la otra cotización. ¿Te marco mañana y lo revisamos punto por punto?

14. Cobrar honorarios atrasados sin perder al cliente

Escribe 3 mensajes de cobranza de honorarios atrasados para un cliente de [X] años en el despacho: recordatorio al día 3 de atraso, mensaje al día 10 y mensaje al día 20 con propuesta de convenio. Tono respetuoso y cada vez más firme. Sin amenazas y sin mencionar suspensión del servicio antes del tercer mensaje.

15. Bienvenida a un cliente nuevo

Crea el mensaje de bienvenida de un despacho contable para un cliente que acaba de firmar contrato. Incluye: quién lleva cada tema (impuestos, nómina, cobranza) [NOMBRES], el calendario del mes (hasta qué día mandar documentos, cuándo recibe sus líneas de captura), canales de contacto, la primera lista de documentos y cómo nos comparte sus accesos de forma segura (nunca por WhatsApp). Máximo 200 palabras, fácil de leer en el celular.

16. Propuesta de honorarios para constituir una empresa

Arma una propuesta de honorarios para la constitución de una empresa de [GIRO] en [CIUDAD, PAÍS] y la contabilidad mensual después. Estructura: qué incluye la constitución, qué depende del notario o corredor y de las autoridades (y se puede atrasar), costos que no van en nuestro precio, el monto mensual y lo que cubre. Lenguaje claro, sin prometer plazos de las autoridades.

Prompts para corporativo y asesoría

17. Resumen del acta constitutiva y sus modificaciones

Con base en el acta constitutiva y las actas de asamblea adjuntas, arma el cuadro actual: denominación, RFC, domicilio, objeto social, capital y acciones o partes sociales de cada socio, administración y facultades, reglas para la salida de un socio. Indica de qué documento sale cada dato. Señala inconsistencias entre los documentos.

18. Agenda de la reunión de planeación anual

Soy contador de [EMPRESA], [GIRO], [PAÍS], [RÉGIMEN], ventas anuales de [MONTO], [Nº] trabajadores. Arma la agenda de una reunión de 45 minutos con el dueño para planear [AÑO], incluyendo la declaración anual y los cambios fiscales que le apliquen en [PAÍS] (pega aquí el resumen oficial: [TEXTO]). Para cada punto: la pregunta que hago, la información que tengo que llevar y la decisión que esperamos tomar.

Errores comunes con prompts de contabilidad

• Pedir el cálculo del impuesto. La IA se equivoca en sumas, tarifas y límites. Calcula en tu sistema y usa la IA para explicar.
• Preguntar por cambios fiscales sin pegar el texto. Los modelos mezclan iniciativas con lo que de verdad se publicó.
• Olvidar el país, el régimen y el tipo de persona. Casi toda respuesta contable cambia con esos tres datos.
• Mandar la respuesta directo al cliente. Revisa número por número.
• Pegar nómina con incapacidades y CURP. Un dato de salud es sensible en cualquier ley de datos personales.

Qué IA usar para estos prompts

Yo usaría Claude para todo lo que tenga norma pegada y ChatGPT para lo que tenga Excel.

Del prompt al agente

Si usas el mismo prompt cada semana, ya es rutina, y la rutina se automatiza. Pedir documentos es el caso más claro: en el post de automatización contable con IA muestro el agente que pide, recibe y ordena todo por WhatsApp, incluida la tabla de incidencias de nómina. Y el mapa completo de dónde ayuda la IA en el despacho, con herramientas y precios, está en la guía de IA para contadores.

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• Piden a cada cliente sus estados de cuenta, tickets e incidencias por WhatsApp y le recuerdan solo a quien debe algo
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